Un business qui cartonne est un business sain... et pour être sain, il faut protéger ses documents confidentiels et mettre à l’abri les données personnelles... Afin d’éviter d’être victime d’espionnage économique et industriel, il est indispensable de mettre en place une solution de destruction sécurisée. Cette démarche passe par 9 étapes essentielles. Lumière sur le protocole à suivre pour s’équiper sans se tromper !
Le marché de la destruction de documents est immense, on dénombre plus d’une centaine de modèle et versions différentes, alors comment choisir le destructeur de documents qui correspond le mieux à ses besoins ?
L’achat d'un broyeur papier doit répondre à un objectif de sécurité : pour que celui-ci soit atteint, il est nécessaire que l'appareil individuel, industriel ou départemental soit parfaitement adapté et dimensionné par rapport au besoin.
Sinon, les risques de bourrages deviendront fréquents et détourneront l'utilisateur final de l'appareil, qui sera alors de moins en moins utilisé et votre investissement sera perdu.
De ce fait, votre confidentialité ne sera plus assurée, avec toutes les conséquences que cela entraîne. Certains destructeurs de documents sont robustes et fiables avec l’assurance d’un excellent rapport prix / performance.
Etape 1 : choisissez le type de coupe du destructeur de documents
Un broyeur papier coupe droite détruit les feuilles en bandelettes, alors qu’une coupe croisée transforme les documents détruits en fines particules.
A savoir : la coupe droite s'adresse à des utilisateurs ayant un très faible besoin de confidentialité, car il est relativement facile de reconstituer une feuille détruite dans ce type de machine.
A l’inverse, la coupe croisée, ou coupe particule, offre une sécurité nettement supérieure.
De plus, elle offre l’'avantage de réduire significativement le volume de déchets.
Étape 2 : déterminez le niveau de sécurité souhaité Cela dépend de votre domaine d'activité et du niveau de confidentialité des informations contenues dans les supports à détruire.
La norme 66 399 DIN est la caractéristique qui indique le niveau de confidentialité du déchiqueteur de documents : les niveaux de sécurité vont de P1 à P7.
A retenir : plus le chiffre est élevé, plus les documents seront détruits en fines particules, semblables à du sable pour certains modèles, et par conséquent plus la reconstitution des documents sera difficile par la suite, voire impossible pour les niveaux de sécurité P6 et P7.
Étape 3 : sélectionnez la catégorie du destructeur de documents, parmi 5 au choix
- Individuels : pour 1 utilisateur
- Petits bureaux : jusqu’à 5 utilisateurs
- Bureau : jusqu’à 15 utilisateurs
- Départementaux : jusqu’à 40 utilisateurs
- Industriels : pour une destruction totalement centralisée, avec plusieurs points de collecte.
Le choix découle de l'organisation en place et de la place souhaitée. En effet, soit la destruction se fait à la source et il faut choisir la gamme individuelle, soit la destruction est plus ou moins centralisée, et il faut alors s'orienter vers la gamme correspondant à la taille du groupe de travail ainsi qu’à la quantité de documents à détruire.
Étape 4 : quelle capacité de destruction par passage attendez-vous de l’appareil ?
3 critères déterminant :
- La puissance du moteur
- L'efficience du bloc de coupe
- La qualité de la transmission : la capacité de destruction par passage est exprimée en nombre de feuilles A4.
Étape 5 : souhaitez-vous détruire autre chose que du papier ?
La majorité des destructeurs sont conçus pour détruire le papier, mais certains vous permettent également de détruire des disques durs, CD, DVD, cartes de crédit, clefs USB..
Attention ! Vous ne devez donc jamais essayer de déchiqueter des articles pour laquelle votre machine n'a pas été prévue…
Étape 6 : optez pour des options de sécurité et de confort ! Les options suivantes ne sont pas indispensables, mais elles contribuent largement au confort et à la facilité d'utilisation. Par exemple, vous pouvez sélectionner un destructeur de documents équipé de la lubrification automatique du bloc de coupe afin de prolonger son existence, ou bien encore du système de détection de métal : bien utile lorsqu’un objet en métal se présente accidentellement dans l'ouverture du destructeur et désactive la machine avant que cet élément n'atteigne le bloc de coupe…
Étape 7 : vérifiez les caractéristiques de l’appareil
Cela vous aidera à déterminer la fiabilité et la qualité du destructeur.
Commencez d’abord par regarder dans quel matériau est réalisé le meuble (métal, plastique, bois) ? Cela est important car le plastique est plutôt à éviter car non résistant sur le long terme, le métal est quant à lui solide mais bruyant.
Seul le bois offre un bon compromis entre solidité et absorption du bruit.
Puis vérifiez également le type de transmission : cette partie mécanique est très sollicitée sur un broyeur papier, donc il est extrêmement important de connaître sa conception : celle-ci peut être par engrenage plastique, métallique, par chaîne ou bien encore par courroie.
Étape 8 : choisir un appareil écoresponsable !
Trois points à contrôler :
- L’appareil est-il équipé d'un système de gestion de l'énergie, qui va permettre de réduire la consommation électrique ?
- Possède-t-il plusieurs blocs de coupe et réceptacles afin de réaliser le tri sélectif en fonction de la nature du déchet détruit ? (ex. Papier et CD).
- Où ce produit a-t-il été fabriqué ? L'empreinte écologique d'un produit fabriqué en Europe n'est pas la même que s'il vient de l’autre côté de la terre…
Étape 9 : comment bien choisir son fournisseur ?
6 questions à se poser :
- Quelle est la pérennité de ce fournisseur ?
- Connaît-il le marché de la "destruction de documents" ?
- Quelle est son expertise ?
- Quelles sont ses capacités de conseil ?
- Gère-t-il le SAV ? Délai, coût, procédure, stock de pièces détachées ?
- Possède-t-il les matériels en stock? Quels coûts et délais de livraison ?