Pour les petites et moyennes entreprises, la gestion de paie est très délicate. Outre le fait que cela demande beaucoup de temps, elle requiert également des compétences spécifiques et surtout l’utilisation d’un ou plusieurs outils adaptés. Ce qui n’est pas du tout le cas pour les PME étant donné que cela représente un investissement de taille. Pour ces dernières, l’externalisation de la paie se révèle plus pratique et moins onéreuse. Et d’ailleurs, plusieurs organismes se spécialisent dans ce genre de prestation, ce qui permet aux PME de bien comparer les offres disponibles.
Externalisation de la paie, à quoi correspond-elle ?
Depuis quelques années, l’externalisation est une pratique ou plus précisément une solution qui fait l’unanimité auprès des entreprises, surtout les TPE et les PME. Elle consiste entre autres à confier une partie ou l’intégralité des tâches à une agence externe qui n’est pas rattachée à sa structure. En outre, elle peut également être confiée à une personne spécialisée qui travaille en son propre compte, autrement dit en Freelance. Cela dit, la plupart des branches d’activités d’une entreprise peuvent être externalisées. Toutefois, dans la majorité des cas, la gestion de paie est la plus concernée. D’ailleurs, cela présente beaucoup d’avantages. Pour information, l’externalisation de la paie est une occasion à saisir afin de développer de nouvelles missions de ressources humaines. Effectivement, il s’agit d’un moyen par excellence de se recentrer sur des missions considérées à plus fortes valeurs ajoutées, à l’exemple de l’analyse de données et les indicateurs sociaux. On comprend alors la raison pour laquelle l’externalisation de la paie connaît réellement le vent en poupe au cours de ces derniers temps. À part la question financière qui n’est pas négligeable, elle permet également aux dirigeants d’entreprise de mieux se focaliser sur des tâches plus importantes, comme le développement de l’activité et l’optimisation des chiffres d’affaires.
Externaliser la gestion de paie pour un gain de temps considérable
La gestion de paie est une tâche à la foi complexe et chronophage, en plus d’impliquer plusieurs responsabilités. De son côté, la complexité du format SDN donne des fils à retordre aux chefs d’entreprises. En conséquence, la création et la gestion de paie occupent la grande majorité de leur temps, alors qu’ils devraient se concentrer sur leurs principales tâches respectives. En ce qui concerne les risques de commettre des erreurs, c’est un autre problème qui reste encore à régler. Et si l’on doit engager un gestionnaire de paie de façon définitive, cela va faire souffrir la trésorerie d’une petite et moyenne structure. Vu de la sorte, il n’y a qu’une solution qui offre le bon compromis, celle d’externaliser les services relatifs à une telle gestion. Cette option vous donne ainsi la possibilité d’avoir un professionnel qui travaille pour votre propre compte sans que vous ayez à l’engager en permanence au sein de votre société. Il s’agit certes d’une solution qui offre un gain de temps réel. Aussi, l’externalisation présente un avantage au niveau du coût. Cela dit, vous pouvez désormais oublier l’intérêt de ne pas avoir à recruter un autre membre au sein du personnel. Apprécier plutôt l’avantage économique de l’absence des frais de maintenance et l’achat des logiciels de paie. Par la même occasion, vous pourrez toujours avoir accès à vos données, malgré le fait que la gestion soit confiée à un prestataire externe.
Un accès permanent aux données
Certaines entreprises hésitent encore à opter pour la migration paie, se demandant si ce n’est pas imprudent de confier les données personnelles du personnel à quelqu’un d’autre. Toutefois, ce souci n’a pas raison d’être pour la bonne raison que vous pourrez à tout moment avoir la main mise sur la base de données. Cela est en effet possible grâce à un espace en ligne qui assure la communication entre le prestataire et vous-même. Quand on parle de possibilité d’accès, on fait également référence à votre liberté de suivre et d’extraire les indicateurs sociaux ou même d’éditer les rapports selon vos besoins. D’ailleurs, le gestionnaire qui prend en charge la migration paie s’engage à suivre votre dossier tout en répondant à vos questions à n’importe quel moment. Autrement dit, vous êtes en mesure de superviser la gestion de vos paies malgré le fait qu’elle soit confiée à une personne en dehors de votre structure. Mis à part cela, l’achat de logiciels, ainsi que la gestion de ces derniers reviennent totalement au prestataire. De ce fait, votre équipe de maintenance peut recentrer ses activités sur le cœur de votre métier.
La veille réglementaire, un autre avantage de l'externalisation de la paie
Dans son ensemble, l’externalisation de la gestion de paie présente des avantages non seulement pour les PME ou les grandes entreprises, mais aussi pour les start-ups et les entrepreneurs individuels. À vrai dire, les missions d’un tel prestataire ne se limitent pas au simple fait de gérer la paie. Plus précisément, la veille réglementaire et juridique est également un autre point à ne pas négliger. L’application de nouveaux calculs, l’interprétation des textes, etc. Il existe autant de missions qui peuvent être confiées à un gestionnaire de paie externe. D’autant plus que ces diverses fonctions demandent des compétences spécifiques de sa part. Il s’agit même d’un véritable investissement pour ce dernier. D’ailleurs, la sous-traitance répond à cette problématique pour la seule bonne raison qu’elle permet de s’en affranchir, notamment avec la garantie d’une actualisation en temps réel des évolutions légales et conventionnelles de votre boîte. Certes, la gestion de paie est une activité très réglementée et encadrée par des textes, ainsi que des lois en vigueur.